Bokföra tjänsteresa enskild firma

Hem / Ekonomi & Finanser / Bokföra tjänsteresa enskild firma

Får jag ta upp det i boköringen?

Detta och liknande fall är lite svåra att ta ställning till. Då används Skatteverkets särskilda lista över utlandstraktamenten.

Notera att om du fått måltider betalda av uppdragsgivare eller andra, måste beloppet reduceras enligt gällande regler.

Skillnader mellan enskild firma och aktiebolag

Det är viktigt att särskilja hur traktamente hanteras beroende på bolagsform.

År 2024 ligger det skattefria heldagstraktamentet för inrikes resa på 260 kronor. I enskild firma grundas hela hanteringen på att du som företagets ägare inte är anställd, utan i stället gör avdrag i deklarationen.

Detta spelar också in i hur din redovisning och beskattning ser ut. Grundregeln är alltid att ett företag endast får avdrag för kostnader som läggs ner för att företaget ska få inkomster.

Även måltidskostnader kan bekostas av arbetsgivaren. Här går vi igenom grunderna i bokföring för enskild firma, steg för steg.

Vad är bokföring och varför är det viktigt för dig med enskild firma?

Bokföring handlar om att registrera alla ekonomiska händelser i ditt företag, som inkomster, utgifter och moms. För att bokföra detta krävs kvitto eller liknande som underlag.

Dessutom får du tillgång till support när du behöver det.

Vanliga frågor om bokföring för enskild firma

Måste jag anlita en redovisningsbyrå?

Nej, du kan göra bokföringen själv om du har koll på reglerna. Med ett digitalt bokföringssystem som acconomy kan du enkelt fakturera, bokföra och hantera momsredovisning på ett smidigt sätt.

I sådana fall kan man ha rätt till traktamente. Registrera dig enkelt med BankID här!

Bokföra kostnader vid tjänsteresa

Vad är en tjänsteresa?

Tjänsteresa är resa som anställd gjort i sitt arbete och som är ett annat ställe än där arbetsuppgifterna vanligtvis utförs.

Kostnader vid tjänsteresa

Utlägg för mat och dryck vid tjänsteresa som ej faller under representation, ska antingen bokföras under kost och logi (kontogrupp 58XX) eller som kostnadsersättning för traktamente till anställda.

Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta den anställde för logikostnader.

Ett bokföringsprogram kan dock underlätta processen.

Vad händer om jag missar att bokföra?

Om du inte sköter din bokföring korrekt kan du få problem vid revision och riskera böter eller skattetillägg.

Hur länge måste jag spara bokföringsunderlag?

Enligt lag ska alla bokföringshandlingar sparas i minst sju år.

Fler vanliga frågor kring acconomy, fakturering, bokföring och offerter hittar du här!

Kom igång med bokföringen idag!

Vill du få full kontroll över ekonomin i din enskilda firma?

Se Skatteverkets tabeller för detta.

Kostnadsersättningar för traktamente till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kost och logi.

Sök på Kost och logi i Sverige eller Kost och logi i utlandet i Bokios moderna bokföring beroende på vart tjänsteresan ägt rum.

I detta fall är kvittot uppladdat som ett utlägg och kommer bokföras mot konto 2890 (Övriga kortfristiga skulder).

Traktamente hanteras bäst genom att lägga till det på den anställdes lön.

Det innebär att du bör upprätta en enklare reseräkning med följande uppgifter:

Resans start- och slutdatum (datum och klockslag).
Syftet med resan och vilka platser som besöktes.
Om måltider eller logi betalats av annan part.
Totalt avdrag för ökade levnadskostnader som yrkas.

Det behöver inte vara avancerade mallar – många redovisningsprogram har färdiga underlag för detta.

Man får alltså ta hänsyn till varje specifik händelse. Dessa belopp gäller som maximalt avdragsgilla schabloner förutsatt att övriga villkor är uppfyllda. För anställda är reglerna relativt etablerade, men för enskild firma ser det något annorlunda ut då du inte räknas som anställd i ditt eget företag.

Regler för traktamente enskild firma

För dig som driver enskild firma gäller särskilda bestämmelser om du vill ta ut traktamente.

I ett aktiebolag är det enklare eftersom företaget kan betala ut skattefria traktamenten direkt till dig i egenskap av anställd. Men oroa dig inte! Samla alla underlag

Fakturor (både utgående och inkommande)
Kvittounderlag
Banktransaktioner

2.
För att få göra avdrag för traktamente krävs:
Att resan är minst 50 km från arbetsplatsen och bostaden.
Att övernattning sker utanför den vanliga hemorten.
Att resan är arbetsrelaterad och inte av privat karaktär.
Det är alltså inte frågan om att pengarna går ut i din egen ficka i första hand, utan avdragen sker i bokslutet och på din NE-bilaga som lämnas in tillsammans med deklarationen.
För mer detaljerade regler kring skattefrihet och belopp, se Skatteverkets sida för traktamente.
Bokföra traktamente i enskild firma
Eftersom det inte sker någon utbetalning till dig själv via lön, som i ett aktiebolag, hanterar du traktamente i enskild firma genom att bokföra det som en kostnad i verksamheten.
Du bokför det normalt på ett konto för ”övriga externa kostnader” och gör sedan avdraget i samband med deklarationen.
För att hantera detta korrekt behöver du känna till de aktuella reglerna och hur du bokför traktamente på rätt sätt.
Vad är traktamente?
Traktamente är en skattefri ersättning som utgår till dig som reser i tjänsten och har ökade levnadskostnader under arbetsresor. Vi rekommenderar att man kontaktar Skatteverket om man känner sig osäker.
Läs mer

.
Observera dock att om detta görs, så måste eventuellt skattefritt traktamente minskas, eftersom den anställde då inte har haft de ökade måltidskostnaderna som traktamentet ska täcka. Detta gäller även vid måltider som går under representation.

Bokföringen speglar inte faktiska utbetalningar av traktamenten, utan det är avdrag för ökade levnadskostnader som gäller.
Tips för företagare: Så dokumenterar du rätt
För att kunna styrka ditt avdrag vid eventuell granskning från Skatteverket är det viktigt att dokumentera resorna korrekt. Därmed har du inte rätt till traktamentesavdrag för den resan.
Hur redovisar jag utlandstraktamente i deklarationen?
Utlandstraktamente redovisas genom att schablonbeloppet för aktuellt land justeras för eventuella måltider och förs in i din NE-bilaga under ökade levnadskostnader.